Inköpssamordnare

Om jobbet

Sektor bildning består av områdena förskola, grundskola, gymnasium, arbetsmarknad och vuxenutbildning, barn och elevhälsa, kultur och fritid liksom stab och utveckling. Sektorn leds av en sektorchef och sju områdeschefer.

Sektor bildning söker nu en inköpssamordnare som även arbetar med informationssäkerhetsfrågor inkluderar GDPR. Tjänsten ingår i Sektor bildnings område stab och utveckling. I stab och utveckling finns flera centralt placerade specialistkompetenser som tillsammans utgör stöd till ledning och verksamhet i såväl specifika verksamhetsfrågor som övergripande utvecklingsfrågor. 

Arbetsuppgifter

Som inköpssamordnare har du en central roll i att stödja och kvalitetssäkra inköpsprocessen inom Sektor bildning. Du fungerar som en länk mellan verksamheten och upphandlingsenheten och säkerställer att inköp och upphandlingar genomförs i enlighet med gällande riktlinjer och policys.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

• Ge stöd vid behovsanalys, marknadsanalys och operativa inköp.
• Utse och samordna referenspersoner med rätt kompetens vid specifika och kommungemensamma upphandlingar.
• Dokumentera verksamhetens synpunkter på avtal samt hantera eventuella avvikelser i befintliga avtal.
• Stödja verksamheten vid genomförande av direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar enligt fastställda riktlinjer.

Verksamhetsstöd:

• Stödja verksamheten vid direktupphandling och beställning av upphandling.
• Fungera som en kommunikativ brygga mellan verksamheten och inköpscentralen V6.
• Förmedla nya avtal samt utse referenspersoner vid upphandling.
• Delta i inköpsnätverk och samarbeta med övriga inköpssamordnare inom kommunen och V6.
• Stötta verksamheterna i sin omställning till en mer cirkulär möbelhantering

Uppföljning och avtalsadministration:

• Säkerställa att verksamhetsspecifika avtal hanteras i enlighet med rutiner för administration och arkivering.
• Genomföra avtalsuppföljning och kommunicera relevanta frågor till upphandlingsenheten.
• Genomföra internkontroll av inköp.

Som inköpssamordnare bidrar du till en effektiv och rättssäker inköpsprocess och säkerställer att verksamhetens behov och krav beaktas i upphandlingar och avtal.

I arbetet med informationssäkerhet är du sektorns representant gentemot kommunens informationssäkerhetssamordnare. Du leder/stödjer det operativa informationssäkerhetsarbetet både på sektornivå och på enhetsnivå med fokus på regelefterlevnad; framförallt att säkerställa att vi följer dataskyddsförordningen (GDPR) och annan relevant dataskyddslagstiftning. Du stödjer verksamheterna i deras arbete med att klassificera, genomföra riskanalyser och skydda informationstillgångar. En viktig del i ditt arbete är att ge stöd, rådgivning och utbildning utifrån gällande lagar och regleringar. Samarbete sker med funktioner inom stab och utveckling och funktioner i verksamheten. 

Vem är du?

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom inköp/upphandling eller högskoleexamen i ekonomi, alternativt annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Önskvärt är att du har god kunskap om Lagen om offentlig upphandling (LOU) och det regelverk som gäller vid inköp/avrop på ramavtal. Det är även en fördel om du är insatt i dataskyddslagstiftning.

För att vara rätt person för jobbet behöver du vara analytisk, strukturerad och ha en god pedagogisk förmåga. Du har förmåga att se samband och kan dra logiska slutsatser utifrån begränsad och/eller komplex information. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du ser till att arbetet slutförs i tid och följer upp resultatet. Du kan arbeta både självständig och tillsammans med andra. Du förstår det gemensamma uppdraget och arbetar för att det ska bli så bra som möjligt. För att trivas i tjänsten behöver du även tycka att det är roligt med förändringsarbete. Slutligen är du även kommunikativ och skicklig i både tal och skrift. Du är bekväm med att hantera många interna och externa kontakter och du anpassar din kommunikation efter mottagare, målgrupp och situation.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Välkommen med din ansökan!